Den här sammanfattningen av upphandling av bygg- och anläggningsprojekt bygger på beskrivningen i Del 3 av ISO 19650. En viktig inledande kommentar: vi gör här en viss nyansering av den svenska översättningen av standarden. I Del 1 av standarden finns följande översättning av det engelska begreppet appointment:
beställning
överenskommen beskrivning av tillhandahållande av information beträffande arbeten, varor eller tjänster
Anmärkning till termpost 1: Denna term används oavsett om det finns någon formell beställning eller inte mellan parterna.
Den engelska termen är dock dubbeltydig, och kan också avse det uppdrag som baseras på beställningen. Det återspeglas i den svenska översättningen av aktörerna: uppdragsgivare (appointing party), huvudansvarig uppdragstagare (lead appointed party) och uppdragstagare (appointed party). Här använder vi därför primärt termen uppdrag.
Det handlar alltså om alltså upphandling av informationshanteringen i uppdrag i form av drift- och underhållsåtgärder. Upphandling av uppdrag som avser projekt beskrivs i dokumentet Upphandling av projekt .
Anvisningarna i dokumentet förutsätter att kraven på vilken information som ska levereras redan är fastställda i form av organisationens informationskrav (OIR), tillgångsinformationskrav (AIR) och informationsutbyteskrav (EIR).
Figur 4 i Del 3 bryter ner uppdrag i åtta skeden. Detta dokument beskriver upphandlingsprocessen, som omfattar skede 1–4:
Bild 1: Informationshanteringsprocess för att stödja förvaltning av tillgångar. Källa: SS-EN ISO 19650-3:2020, Figure 4.
I figuren visar siffrorna delprocesser, medan bokstäverna betecknar grupper av delprocesser. Den vänstra cirkeln visar tillgångsinformationsmodellen innan det nya uppdraget, och den feta högra cirkeln visar hur den fyllts på med information från drift och underhåll.
Figuren innehåller två så kallade ”utlösande händelser”. Definitionen i SS-EN ISO 19650-1:2019 lyder:
utlösande händelse
planerad eller oplanerad händelse som förändrar en tillgång eller dess status under dess livscykel, och som resulterar i informationsutbyte.
Anmärkning till termpost 1: Under leveransskedet återspeglar utlösande händelser normalt sluten på projektskeden.
Alltså: i projekt är utlösande händelser till exempel när systemhandlingsskedet övergår till bygghandlingsskedet. Under tillgångsförvaltningen handlar det i stället om exempelvis:
En sammanfattning av de tre ”spåren” B, C och D i Bild 2 kan se ut så här:
Alla spåren mynnar ut i steg 8, då information förs in i tillgångsinformationsmodellen: från drift och underhåll, från projektet respektive om förvärvet.
Om man väljer spår B eller C beror huvudsakligen på två faktorer:
Om svaret på fråga två – som benämns H i Bild 2 – är ja, då väljer man spår B. Om svaret är nej, följer man i stället spår C. Som exempel är rimligen byte av filter i ett ventilationsaggregat en ordinarie åtgärd, medan att byta va-stammar i ett bostadshus är en åtgärd som behöver handlas upp som ett projekt.
Nedan följer en sammanfattande beskrivning av innehållet i Del 3.
Innehåll:
1.1 Informationsansvariga
1.2 Organisationens informationskrav (OIR)
1.3 Tillgångar som ska förvaltas
1.4 Tillgångsinformationskrav (AIR)
1.5 Förutsägbara utlösande händelser
1.6 Tillgångsförvaltningens informationsstandard
1.7 Metoder och rutiner
1.8 Referensinformation och delade resurser
1.9 Delad datamiljö (CDE)
1.10 Koppling till förvaltningssystem
1.11 Tillgångsinformationsmodell (AIM)
1.12 Upprätthållande av AIM
1.13 Tillgångsförvaltningens informationsföreskrifter
Det första steget handlar om att uppdragsgivaren ska fastställa direktiv och beskriva förutsättningar för det kommande uppdraget. Allt detta ska ingå i anbudsförfrågan i ett dokument benämnt BIM-föreskrifter. Syftet att säkerställa att informationshanteringen blir så effektiv som möjligt. Anbudsgivare ska svara på kraven genom att bland annat formulera en anbudsversion av en genomförandeplan för BIM (BIM Execution Plan, BEP).
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifterna, avsnitt 1.1
Uppdragsgivaren ska utse en eller flera personer inom sin organisation som ska ansvara för informationshanteringen i uppdraget. Detta är en viktig roll, som ytterst syftar till att försäkra sig om att den information som levereras uppfyller de krav som organisationen behöver, och som används i drift och underhåll. För att hitta rätt person för uppdraget, behöver man analysera vilka arbetsuppgifter som ska utföras, vilka befogenheter som krävs, och vilken kompetens som personen eller personerna behöver.
Uppdraget som informationsansvarig kan ges till tredje part, inklusive den presumtive uppdragstagaren.
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt 2.1.
Uppdragsgivaren ska redovisa befintliga informationskrav som organisationen har för sin ledning och för sitt system för tillgångsförvaltning.
Exempel på aktiviteter som ställer krav på information finns i SS-EN ISO 19650-3:2020, Bilaga A.2.
För mer information, se sidorna Att skapa organisationens informationskrav (OIR) och Mer om organisationens informationskrav (OIR).
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt 2.3.2.
Uppdragsgivaren ska identifiera de tillgångar som ska förvaltas, inklusive sådana som är planerade att bygga eller köpa. Beakta då, ur ett kostnads- och nyttoperspektiv:
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt 2.2.1
För varje identifierad tillgång ska uppdragsgivaren fastställa de tillgångsinformationskrav som behövs för att möta organisationens informationskrav. Behov från både interna och externa intressenter ska beaktas. Lagring av information ska sedan göras i en tillgångsinformationsmodell (AIM). Beakta då:
Exempel på information som kan behöva lagras i en AIM finns i SS-EN ISO 19650-3:2020, Bilaga A.4.
För mer information, se sidan Att skapa tillgångsinformationskrav (AIR)
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt 2.2.2
Uppdragsgivaren ska identifiera och dokumentera förutsägbara utlösande händelser under driften när ny eller uppdaterad information uppstår eller krävs. Exempel:
Fler exempel på nyckelhändelser finns i SS-EN ISO 19650-3:2020, Bilaga A.3.
Ansvarig: uppdragsgivaren
Det digitala informationsflödet in till och ut från drift och underhåll måste vara användbart för uppdragsgivaren. Detta får inte påverkas av de metoder som uppdragstagare använder under uppdragets gång. Uppdragsgivaren ska därför i anbudsunderlaget fastställa eventuella specifika informationsstandarder som uppdragsgivarens organisation behöver inom ramen för tillgångsförvaltningens informationsstandard. Beakta då:
Informationsstandarden kan avse bland annat filformat, informationsstruktur, klassifikationssystem och användning av metadata.
Ansvarig: uppdragsgivaren
Det praktiska genomförandet av informationsflödet in till och ut från tillgångsförvaltningen behöver också säkerställas. I det syftet ska uppdragsgivaren fastställa eventuella specifika metoder och rutiner för informationsproduktion som organisationen behöver inom ramen för tillgångsförvaltningens metoder och rutiner för informationsproduktion. Beakta då:
Ansvarig: uppdragsgivaren
Uppdragsgivaren ska fastställa den referensinformation och de övriga resurser som de avser att dela med de presumtiva huvudansvariga utförarna under anbudsförfarandet eller uppdraget. Sträva att använda öppna informationsstandarder. Beakta då:
Ansvarig: uppdragsgivaren
En fungerande teknisk lösning och gemensamma rutiner för delning av information är centrala för att tillgångsförvaltningen ska fungera som avsett. Alla ska kunna leverera och hämta den information de behöver i sin roll. Uppdragsgivaren ska därför fastställa vilken delad datamiljö (CDE) som ska användas.
Alternativt innehåller anbudsunderlaget endast kraven, och det överlåts åt den huvudansvariga uppdragstagaren att välja CDE. Idealt finns den delade datamiljön på plats under anbudsskedet, och används redan då i kommunikationen mellan parterna.
Kraven är att denna ska möjliggöra:
För namngivning av informationscontainrar (ritningsfiler, modellfiler och andra dokument), se SIS Bygghandlingar och Praxi.
Ansvarig: uppdragsgivaren
Om existerande förvaltningssystem ska användas för att lagra tillgångsinformation ska uppdragsgivaren skapa eller anpassa processer för kvalitetsgranskning och säkerhet, så att de uppfyller kraven i ISO 19650-3.
Ansvarig: uppdragsgivaren
Uppdragsgivaren ska se över och vid behov anpassa sin tillgångsinformationsmodell (AIM) så att den kan lagra all information som krävs enligt AIR. AIM ska vara en federerad informationsmodell som kan inkludera information från flera uppdragstagare. Beakta då:
Ansvarig: uppdragsgivaren
Uppdragsgivaren ska fastställa eller följa befintliga lämpliga processer för att upprätthålla AIM så så länge som är lämpligt. Detta inkluderar processer för:
Ansvarig: uppdragsgivaren
Den information som hanteras i tillgångsförvaltningen har ett värde för alla parter, vilket i hög grad påverkar deras affärsmässiga relationer. För att minska risken för tvister kopplade till produktion och användning av information, ska uppdragsgivaren fastställa uppdragets informationsföreskrifter, inklusive eventuella tillhörande licensavtal, som ska införlivas i alla beställningar.
Informationsföreskrifterna är således en kontraktshandling som ska vara med i avtalet mellan alla parter som ingår i uppdraget, oavsett om avtal ingås mellan uppdragsgivare och konsult, underkonsult, entreprenör, underentreprenör eller leverantör. Beakta då:
Innehåll:
2.1 Aktiviteter som ska dokumenteras
2.2 Uppdragsgivarens informationsutbyteskrav (EIR)
2.3 Stödjande information
2.4 Krav på anbudssvar och kriterier för utvärdering
2.5 Sammanställ anbudsförfrågan
När behovsbedömningen är klar är det dags för uppdragsgivaren att leta efter hjälp att genomföra det drift och underhåll av tillgångarna. Den anbudsförfrågan som beskrivs i detta avsnitt är en del av det totala förfrågningsunderlaget för ett sådant. Förfrågningsunderlaget innehåller vanligen dels administrativa föreskrifter, dels någon typ av beskrivning av krav på vilka funktioner som ska driftas och underhållas. Andra dokument kan också ingå i förfrågningsunderlaget.
För att säkerställa att samtliga uppdrag som rör tillgångsförvaltningen bedrivs enligt ISO 19650 ska också kraven på informationshantering beskrivas. Detta görs genom att teckna ner de fastställda direktiven och förutsättningarna som fastställts i det första steget. Sammanfattningsvis handlar det om:
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt
Uppdragsgivaren ska utse en huvudansvarig uppdragstagare för varje utlösande händelse under driftsfasen. Besluten här avgör om informationshanteringen följer spår M, N eller P i Bild 1.
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt
Uppdragsgivaren ska fastställa sina informationsutbyteskrav för varje uppdrag och utlösande händelse så att tilltänkta huvudansvariga uppdragstagare får en tydlig bild av alla informationsleveranser som ska göras.
Beakta då:
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt
Den huvudansvariga uppdragstagaren kan behöva stödjande information för att förstå informationskraven och acceptanskriterierna. Beakta då:
Den stödjande informationen ska sammanställas och göras tillgänglig för anbudsgivare, till exempel i det kommande uppdragets delade datamiljö.
Ansvarig: uppdragsgivaren
Förs in i BIM-föreskrifter, avsnitt 7 och 8. Kraven och kriterierna flyttas sedan till Administrativa Föreskrifter för uppdraget.
Krav på anbudssvar och utvärderingskriterier beskrivs normalt i Administrativa Föreskrifter baserade på AMA AF. Vid tillämpning av ISO 19650 kan kriterier för informationsleveranser tillkomma utöver övriga utvärderingskriterier. Kriterierna kan till exempel vara kompetens inom informationshantering eller anbudsversion av genomförandeplan för BIM.
Kriterier för utvärdering kan vara:
Ansvarig: uppdragsgivaren
Avslutningsvis sammanställs de uppgifter som ingår i anbudsförfrågan i ett dokument benämnt BIM-föreskrifter.
Dessa föreskrifter omfattar:
Skede 2 avslutas i och med att anbudsförfrågan skickas ut eller görs tillgänglig.
Innehåll:
3.1 Informationsansvariga
3.2 Anbudsversion av genomförandeplan för BIM
3.3 Uppgiftsteamens förmåga och kapacitet
3.4 Leveransteamets förmåga och kapacitet
3.5 Förslag till plan för uppdragsstart
3.6 Riskanalys
3.7 Sammanställ anbudet
Så blir det dags för alla potentiella huvudansvariga uppdragstagare att svara på anbudsförfrågan.
Ansvarig: potentiell huvudansvarig uppdragstagare
Den potentiella huvudansvariga uppdragstagaren utser vem eller vilka som har kompentens och erfarenhet att ansvara för samordningen gentemot uppdragsgivaren och övriga uppdragstagare avseende informationshantering. Har man inte kompetensen i den egna organisationen kan arbetsuppgiften delegeras till en annan uppdragstagare.
Övriga uppdragstagare utser dessutom egna interna ansvariga för informationshantering.
Observera att det kan ingå i uppdraget att den huvudansvariga uppdragstagaren ska ansvara helt eller delvis för arbetet med informationshantering för uppdragsgivarens räkning. Detta uppdrag kan vara skilt från allt konkret projekteringsarbete, och alltså enbart handla om att leda och samordna informationsarbetet.
Ansvarig: potentiell huvudansvarig uppdragstagare
Den viktigaste delen i anbudet är att den potentiella huvudansvariga uppdragstagaren tar fram en anbudsversion av en genomförandeplan för BIM. I det engelska originalet kallas detta BIM Execution Plan, med akronymen BEP.
Detta blir ett direkt svar på BIM-föreskrifterna. Genomförandeplanen ska bland annat beskriva nödvändiga resurser, vilka leveranser som ska göras, vilken information som behöver delas med andra och hur dessa ska engageras i uppdraget vad gäller informationsleveranser.
(Ett förslag på genomförandeplan för BIM lämplig för förvaltningsuppdrag kommer att publiceras här.)
Ansvarig: potentiell huvudansvarig uppdragstagare
Alla som är tänkta att medverka i projektet måste ha kvalifikationer för att uppfylla alla ställda krav, och de måste vara tillgängliga. De kan också behöva datorstöd, inklusive support, service oc kanske utbildning, som måste säkerställas.
Ansvarig: potentiell huvudansvarig uppdragstagare
Den huvudansvariga uppdragstagaren stämmer av och dokumenterar att alla uppgiftsteam kan leverera enligt anbudsförfrågan.
Ansvarig: potentiell huvudansvarig uppdragstagare
Så kommer ännu en stor och viktig arbetsuppgift för den potentielle huvudansvarig uppdragstagaren: att ta fram en plan för uppdragsstart. Planens syfte är att vid projektstart testa allt som ingår i genomförandeplan för BIM och att säkerställa att alla medverkande kan utföra sina arbetsuppgifter. Här ingår även kompetensutveckling och introduktion för nya medarbetare.
(Ett förslag på plan för uppdragsstart lämplig för förvaltningsuppdrag kommer att publiceras här.)
Ansvarig: potentiell huvudansvarig uppdragstagare
Om uppdragsgivaren ställer höga krav – speciellt om de är ovana för leveransteamet – finns det risk att dessa kanske inte går att uppfylla till hundra procent. En del i anbudet ska därför vara att beskriva risker vad gäller informationsleveranserna, och hur dessa ska hanteras. Riskanalysen kan slås ihop med andra riskanalyser som görs för uppdraget, som har att göra med tider, kostnader och andra parametrar.
Avslutningsvis sammanställer den huvudansvarig uppdragstagaren sitt anbud. Här ingår alltså:
Detta blir en del av det totala anbudet, som förstås också svarar på kraven om vad projektet konkret handlar om: att skapa en ny byggd tillgång av något slag. Skede 3 avslutas i och med att anbuden når uppdragsgivaren som gör sin utvärdering, och antar ett av anbuden. (Utvärderingen, accepten och medföljande beställning nämns dock inte i standarden. Mer om det i nästa avsnitt.)
Innehåll:
4.1 Uppdaterad genomförandeplan för BIM (BEP)
4.2 Detaljerad ansvarsmatris
4.3 Uppdragstagarnas informationsleveranskrav (EIR)
4.4 Delplan(er) för informationsleveranser (TIDP)
4.5 Huvudplan för informationsleveranser (MIDP)
4.6 Huvudansvariga uppdragstagarens uppdragsbeskrivning
4.7 Uppdragstagares uppdragsbeskrivning
Nu är en huvudansvarig uppdragstagare utsedd, och kanske ett antal andra uppdragstagare. Innan uppdraget drar i gång på allvar behöver beskrivningen av hur informationshanteringen ska gå till ses över.
Skede 4 i Bild 1 beskrivs i det engelska originalet som appointment. Den svenska översättningen blev beställning. Rubriken på avsnittet som beskriver skedet (5.4) blev Informationshanteringsprocess – beställning. Alla aktiviteter som beskrivs handlar dock om sådant den huvudansvariga uppdragstagaren ska göra.
En mer korrekt översättning skulle alltså vara uppdragsbeskrivning. Antagandet är att beställningen redan är gjord i och med att uppdragsgivaren antagit anbudet. Nu är det dags att bekräfta och ytterligare beskriva vad som ska göras avseende informationshanteringen i projektet. Det som skrevs i anbudet behöver konkretiseras, förtydligas, kompletteras, kanske i viss mån revideras. Det kan ha kommit kompletterande förfrågningsunderlag som behöver tas hänsyn till. Personer som utlovats i anbudet kanske har slutat. Nya programvaror kanske ger nya möjligheter.
Allt sådant behöver gås igenom, så att uppdragsbeskrivningen ger en stabil och trovärdig grund för den stundande uppdragsstarten.
Den huvudansvariga uppdragstagaren bekräftar att förslaget till genomförandeplan för BIM uppfyller uppdragsgivarens krav, inklusive sådant som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Bekräftelsen görs i överenskommelse med övriga uppdragstagare i leveransteamet. Alla faktauppgifter om medarbetare, ansvar, metoder, rutiner med mera ses över och uppdateras efter behov.
Ansvarig: huvudansvarig uppdragstagare
Den huvudansvariga uppdragstagaren gör den övergripande ansvarsmatrisen (”gränsdragningslistan”) mer detaljerad, så att den innehåller uppgifter om vilken typ av information som ska produceras, tidsplan för informationsutbyten och mellan vilka parter, samt vilken uppgiftsgrupp som ansvarar för att producera informationen.
Ansvarig: huvudansvarig uppdragstagare
Den huvudansvariga uppdragstagaren ska sammanställa uppdragsgivarens och eventuellt egna krav på informationsleveranser från och mellan alla uppdragstagare. Kraven inkluderar typ av information, detaljeringsgrad, kvalitetssäkring och tidpunkt för leverans.
Detta görs genom att upprätta leveransspecifikationer. Mallar för leveransspecifikation finns i Praxi. Se också Att upprätta EIR.
Ansvarig: uppdragstagare
Varje uppgiftsteam ska upprätta en detaljerad plan för informationsleveranser, baserad på krav från uppdragsgivaren och den huvudansvariga uppdragstagaren. Varje informationscontainer beskrivs där i detalj, inklusive exempelvis informationsnivå, produktionstid (inklusive kvalitetssäkring) och ansvarig part.
Ansvarig: huvudansvarig uppdragstagare
Baserat på delplanerna ska den huvudansvariga uppdragstagaren sammanställa en huvudplan för informationsleveranser. Utöver uppgiftsteamens samordning och eventuella risker avseende leveranser, ska uppdragsgivarens behov av tid för att granska och godkänna informationen beaktas.
Ansvarig: uppdragsgivare
När uppdragsbeskrivningen är sammanställd ska uppdragsgivaren kontrollera att ställda krav på informationsleveranser från den huvudansvariga uppdragstagaren uppfylls av uppdragets informationsstandard, BIM-föreskrifter, genomförandeplan för BIM och huvudplan för informationsleveranser (MIDP).
Ansvarig: huvudansvarig uppdragstagare
Den huvudansvariga uppdragstagaren ska kontrollera att ställda krav på informationsleveranser uppfylls av uppdragets informationsstandard, informationsprotokoll, genomförandeplan för BIM och delplan för informationsleveranser (TIDP).
I och med den uppdaterade uppdragsbeskrivningen kan upphandlingen sägas vara avslutad. Nästa skede blir att faktiskt dra i gång den drift och det underhåll som uppdraget omfattar.