Mappstrukturen är primärt indelad utifrån projektets WBS i kombination med anvisning enligt Nationella Riktlinjer för livscykelinformationshantering. Denna anvisning beskriver en generisk struktur för ett projekt. Mappstrukturen i respektive projekt har anpassats utifrån dess förutsättningar och behov. Ett antal huvudmappar är specificerade nedan:

Projektledningsmappen

Delprojektmappen

Underlag och förutsättningar

Dessa beskrivs i denna metod i den ordning dom står i ovan. Längst ner ges exempel på hur en mapp för en ansvarig part kan se ut, med dess undermappar.

Projektledningsmappen innehåller följande undermappar:

• Integration – Projektplan, mottagningsplan, funktionsplan, projektdirektiv, gränssnittsöverkommelse, gränssnittsbeskrivning.
• Omfattning – WBS, funktionsbeskrivning, arbetsorder, kontraktsdokument, avtal, ändrings-PM, ändringsbegäran, ändringsorder, kravspecifikation, projekteringsförslag, projekteringsplan, utredningsplan.
• Tid – Huvud- och deltidplaner, projekteringstidplan.
• Ekonomi – Kalkyler, faktura, dagbok, tidrapport, budget, kostnadsuppföljning, ATR, CBS.
• Miljö – Miljöplan, avfallsplan, tillbudsrapport, produktvalsanalys, kemikalieförteckning, masshateringsplan, säkerhetsdatablad, drivmedelsförteckning, fordons- och arbetsmaskinsförteckning.
• Organisation – Organisationsplan, rollbeskrivningar och ansvar, kontaktlista, CV, resurslista, semesterlista.
• Kommunikation - Kommunikationsplan, mötesplan, mötesanteckningar och protokoll, presentationer, rapporteringsdokument t.ex. månadsrapport.
• Risk - Riskregister, riskanalyser.
• Upphandling - Upphandlingsplan, upphandlingsunderlag, anbud, offerter.
• Intressenter - Intressentförteckning, intressentplaner, intressentanalyser.
• Tillstånd och avtal - Ansökan, anmälan, tillstånd, intyg, bygglov, rivningslov, miljötillstånd, trafikplaner, arbetsområde, detaljplan, störnings- och skadehantering, fastighetsavtal.
• Arbetsmiljö - Arbetsmiljöplan, skyddsrond, tillbudsrapport, dokumentation av planering och utförda arbetsmiljömoment.

Delprojektmappen (DP) innehåller följande undermappar:

• Delprojektledningsmappen (DPL) som innehåller följande undermappar:
  • Integration – Projektplan, mottagningsplan, funktionsplan, projektdirektiv, gränssnittsöverkommelse, gränssnittsbeskrivning.
  • Omfattning – WBS, funktionsbeskrivning, arbetsorder, kontraktsdokument, avtal, ändrings-PM, ändringsbegäran, ändringsorder, kravspecifikation, projekteringsförslag, projekteringsplan, utredningsplan.
  • Tid – Huvud- och deltidplaner, projekteringstidplan.
  • Ekonomi – Kalkyler, faktura, dagbok, tidrapport, budget, kostnadsuppföljning, ATR, CBS.
  • Miljö – Miljöplan, avfallsplan, tillbudsrapport, produktvalsanalys, kemikalieförteckning, masshateringsplan, säkerhetsdatablad, drivmedelsförteckning, fordons- och arbetsmaskinsförteckning.
  • Organisation – Organisationsplan, rollbeskrivningar och ansvar, kontaktlista, CV, resurslista, semesterlista.
  • Kommunikation - Kommunikationsplan, mötesplan, mötesanteckningar och protokoll, presentationer, rapporteringsdokument t.ex. månadsrapport.
  • Risk - Riskregister, riskanalyser.
  • Upphandling - Upphandlingsplan, upphandlingsunderlag, anbud, offerter.
  • Intressenter - Intressentförteckning, intressentplaner, intressentanalyser.
  • Tillståd och avtal - Ansökan, anmälan, tillstånd, intyg, bygglov, rivningslov, miljötillstånd, trafikplaner, arbetsområde, detaljplan, störnings- och skadehantering, fastighetsavtal.
  • Arbetsmiljö - Arbetsmiljöplan, skyddsrond, tillbudsrapport, dokumentation av planering och utförda arbetsmiljömoment.
• Förstudie:
  • Programhandling - Handling som redovisar krav på den slutliga produkten.
    • Samordning - Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
    • Delat - Information med status FÖR INFORMATION till PRELIMINÄR från respektive ansvarig part, exempelvis underlag för samordning med övriga projektdeltagare.
      • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument.
    • Leveranser - Leveranser enligt överenskommen omfattning med VA SYD.
      • Granskningshandling - Information som ingår i en formell leverans med status FÖR GRANSKNING.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
      • Slutleverans - Information som ingår i en formell leverans med status GODKÄND.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
• Utredning och projektering:
  • Systemhandling - Handling som redovisar utformning, utrymmen och lösning för tekniska system.
    • Samordning - Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
    • Delat - Information med status FÖR INFORMATION till PRELIMINÄR från respektive ansvarig part, exempelvis underlag för samordning med övriga projektdeltagare.
      • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument.
    • Leveranser - Leveranser enligt överenskommen omfattning med VA SYD.
      • Granskningshandling - Information som ingår i en formell leverans med status FÖR GRANSKNING.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
      • Slutleverans - Information som ingår i en formell leverans med status GODKÄND.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
• Bygg:
  • Bygg- och tillverkningshandling - Handling som redovisar avsett utförande. Handling som redovisar avsett utförande för tillverkning.
    • Samordning - Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
    • Delat - Information med status FÖR INFORMATION till PRELIMINÄR från respektive ansvarig part, exempelvis underlag för samordning med övriga projektdeltagare.
      • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument.
    • Leveranser - Leveranser enligt överenskommen omfattning med VA SYD.
      • Granskningshandling - Information som ingår i en formell leverans med status FÖR GRANSKNING.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
      • Slutleverans - Information som ingår i en formell leverans med status GODKÄND.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
  • Produktion - Inmätningar, avvikelser från bygghandlingar, produktdata, manualer, produktblad, information för handhavande och underhåll, etc.
    • Samordning - Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
    • Entreprenadledning - Tidplan, ekonomi, m.m.
    • Delat - Kvalitetsdokumentation, kontroller, provningar.
      • Mapp per ansvarig part - Modell, ritning, dokument, t.ex. underlag till projektering för inarbetning av inköpta varor.
    • Mapp per leverans - t.ex. projektleveranser och relation.
      • Projektleverans - Samling dokumentation som framtagits under projektet.
      • Underlag till relation - Inmätningar, avvikelser från bygghandling, produktdata, etc.
      • DoU-instruktioner - Manualer, produktblad, information för handhavade och underhåll, etc.
  • Relationshandling - Handling som redovisar faktiskt utförande.
    • Samordning - Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
    • Delat - Information med status FÖR INFORMATION till PRELIMINÄR från respektive ansvarig part, exempelvis underlag för samordning med övriga projektdeltagare.
      • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument.
    • Leveranser - Leveranser enligt överenskommen omfattning med VA SYD.
      • Granskningshandling - Information som ingår i en formell leverans med status FÖR GRANSKNING.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
      • Slutleverans - Information som ingår i en formell leverans med status GODKÄND.
        • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
• Driftsättning
  • Förvaltningshandling - Handling av teknisk karaktär för drift och underhåll

Underlag och förutsättningar

• Indata - Dokument, ritning, modell. Beställare lägger in information i en mapp märkt med datum och innehåll. Informationssamordnare kopierar informationen till rätt mapp som listas nedan.
• Samordningsmodell - Samordningsmodell över aktuellt projekt, både befintligt underlag, avslutad projektering och pågående projektering.
• Undersökningar - Labb-raporter, excelfiler, modeller, ritningar, dokument.
  • Geoteknik - Geotekniska och hydrogeologiska provtagningsdata.
  • Miljöteknik - Miljöprover m.m.
  • Mark - Inmätningsfiler m.m.
  • Konstruktion - Betongprov m.m.
  • VA-teknik - Filmer m.m.
  • Driftdata - Data från instrumment, t.ex. inkommande flöde, belastning m.m.
• Utredningar
  • VA SYD - Rapporter, PM.
  • Externt - Rapporter, PM.
• Kartunderlag - Kartunderlag, baskartor, grundkartor.
• Relationshandling - Undermapp skapas per intressent.
  • VA SYD - Relationshandlingar från VA SYD
    • Sjölunda ARV - Underlag inom fastighetsgränsen för Sjölunda Avloppsreningsverk, t.ex. ledningar.
    • Pumpstation
    • Ledningsnät, exkl. Sjölunda
  • Ledningsägare - Relationshandlingar från extern part.
  • EON - Relationshandlingar från extern part.
  • Malmö Stad - Relationshandlingar från extern part
• Sidoprojekt intressenter - Undermapp skapas per intressent.
  • VA SYD - VA SYDs pågående angränsande projekt.
    • Sjölunda ARV - Planerade arbeten inne i Sjölunda ARV.
    • Nyhamnen Pumpstation
  • Öresundsmetro/Malmömetro
  • EON Fjärrvärme-ackumulatortank

Nedan ges exempel på hur undermapparna i en ansvarig part mapp är uppsatta:

• Ansvarig part - Exempelvis A, K, N.
  • Admin - Administrativa dokument.
  • Topologisk - Placerings-/ topologisktorienterade modeller, ritningar och tekniska dokument.
  • Funktion - Funktionsorienterade modeller, ritningar och tekniska dokument.
  • Extern - Filer från externa källor som behåller sina originalfilnamn.