Projekten skall nyttja Autodesk Construction Cloud som fildelningsportal. Mappstrukturen är primärt indelad utifrån projektets WBS i kombination med anvisning enligt Nationella Riktlinjer för livscykelinformationshantering. Denna anvisning beskriver en generisk struktur för ett projekt. Mappstrukturen i respektive projekt har anpassats utifrån dess förutsättningar och behov.

Utgångspunkten är att dubbelinformation ska undvikas, dvs en fil får bara förekomma på ett ställe. Mappstrukturen skall upprättas före projekt, delprojekt eller uppdrag startas och får endast ändras i samråd med projektets informationssamordnare.

Ett antal huvudmappar är specificerade nedan:

Projektledning (Endast synlig för VA SYD beställarorganisation)

Delprojekt (Endast synlig för VA SYD beställarorganisation)

Uppdrag (Synlig för VA SYD beställarorganisation men även avtalad leverantör)

Projektledningsmappen (PL) innehåller följande undermappar:

• Integration - Projektens genomförandeplan, delgenomförandeplan, projektplan, mottagningsplan, funktionsplan, projektdirektiv, överlämningsplan, projektmål, dokument för grindbeslut och KPI-dokument.
• Omfattning - Projektens omfattningsbeskrivning, kravspecifikation, WBS, arbetsorder, gränssnittsöverenskommelse, gränssnittsbeskrivning, kontraktsdokument, avtal, ändringsbegäran, ändringsorder, ändringslogg, kravspecifikation, projekteringsförslag, projekteringsplan, utredningsplan (Gällande avtal ska registreras i VA SYD avtalsdatabas. Gällande kravhantering i VA SYD system Polarion.)
• Tid - Tidplaner, huvud- och deltidplaner, projekteringstidplan. Gällande tidplan i Primavera.
• Kostnad - Kalkyler, faktura, dagbok, tidapport, budget, kostnadsuppföljning, ATR, CBS, slutkostnadsprognos. (Faktura och fakturaunderlag finns i VA SYD system Ekot. Särskild behörighetshantering kan göras för affärskänsliga dokument, se mapp 99 Konfidentiell.)
• Kvalitet - Kontrollprogram, kontrollplan, avvikelserapport, avvikelselogg, granskningsrapport, granskningsprotokoll, egenkontroll, revisionsplan, revisionsrapport, checklistor. (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)
• Miljö - Miljöplan, kontrollplan miljö, avfallsplan, tillbudsrapport, produktvalsanalys, kemikalieförteckning, masshanteringsplan, säkerhetsdatablad, drivmedelsförteckning, fordons- och arbetsmaskinsförteckning. (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)
• Organisation - Organisationsplan, kontaktlista, CV, resurslista.
• Kommunikation - Kommunikationsplan, mötesplan, mötesanteckningar och protokoll, presentationer, rapporteringsdokument t.ex. månadsrapport. (Ärendehantering sker i Jira.)
• Risk - Riskregister, riskanalyser. (Riskhantering sker i Predict.) Upphandling - Upphandlingsplan, upphandlingsunderlag, anbud, offerter. (Upphandlingar publiceras i upphandlingssystemet TendSign. Sekretessklassade dokument ska hanteras under Konfidentiella mappar.)
• Intressenter - Intressentförteckning, intressentplaner, intressentanalyser.
• Tillstånd och avtal - Ansökan, anmälan, tillstånd, intyg, bygglov, rivningslov, miljötillstånd, trafikplaner, arbetsområde, detaljplan, störnings- och skadehantering, fastighetsavtal. (Tillsvidareavtal ska registreras i VA SYD diariesystem.)
• Arbetsmiljö - Arbetsmiljöplan, skyddsrond, tillbudsrapport, dokumentation av planering och utförda arbetsmiljömoment. (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)

Delprojektmappen (DP) innehåller följande undermappar:

• Delprojektledningsmappen (DPL) (Endast synlig för VA SYD beställarorganisation):

  • Se mappstruktur projektledning.

• Förstudie:

  • Programhandling - Handling som redovisar krav på den slutliga produkten.
    • Se mappstruktur uppdrag.

• Utredning och projektering:

  • Systemhandling - Handling som redovisar utformning, utrymmen och lösning för tekniska system.
    • Se mappstruktur uppdrag.

• Bygg:

  • Bygg- och tillverkningshandling - Handling som redovisar avsett utförande. Handling som redovisar avsett utförande för tillverkning.
    • Se mappstruktur uppdrag.
  • Produktion - Inmätningar, avvikelser från bygghandlingar, produktdata, manualer, produktblad, information för handhavande och underhåll, etc.
    • Samordning - Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
    • Entreprenadledning - Tidplan, ekonomi, m.m.
    • Delat - Kvalitetsdokumentation, kontroller, provningar.
      • Mapp per ansvarig part - Modell, ritning, dokument, t.ex. underlag till projektering för inarbetning av inköpta varor.
    • Mapp per leverans - t.ex. projektleveranser och relation.
      • Projektleverans - Samling dokumentation som framtagits under projektet.
      • Underlag till relation - Inmätningar, avvikelser från bygghandling, produktdata, etc.
      • DoU-instruktioner - Manualer, produktblad, information för handhavade och underhåll, etc.
  • Relationshandling - Handling som redovisar faktiskt utförande.
    • Se mappstruktur uppdrag.

• Driftsättning

  • Förvaltningshandling - Handling av teknisk karaktär för drift och underhåll

Uppdragsmappen innehåller följande undermappar:

• Samordning - Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
• Delat - Information med status FÖR INFORMATION till PRELIMINÄR från respektive ansvarig part, exempelvis underlag för samordning med övriga projektdeltagare.
  • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument.
• Leveranser - Leveranser enligt överenskommen omfattning med VA SYD.
  • Granskningshandling - Information som ingår i en formell leverans med status FÖR GRANSKNING.
    • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.
  • Slutleverans - Information som ingår i en formell leverans med status GODKÄND.
    • Mapp per ansvarig part - Modeller, ritningar, dokument, leveransmeddelande.

Nedan ges exempel på hur undermapparna i en ansvarig part mapp är uppsatta:

• Ansvarig part - Exempelvis A, K, N.
  • Admin - Administrativa dokument.
  • Topologisk - Placerings-/ topologisktorienterade modeller, ritningar och tekniska dokument.
  • Funktion - Funktionsorienterade modeller, ritningar och tekniska dokument.
  • Extern - Filer från externa källor som behåller sina originalfilnamn.