Työryhmä päätyi suosittamaan kuuden oikeusapupiirin muodostamista virastoiksi siten, että piirit vastaisivat oikeudenhoidon uudistamisohjelmassa esiintuotua poliisin ja syyttäjän toimialuejakoa. Oikeusapupiireissä sijaitsisi tietty määrä oikeusaputoimistoja, joilla olisi puolestaan tietty määrä toimipaikkoja. Rakenne ei toisi muutoksia toimipaikkoihin. Piirien johtajat eivät kuitenkaan toimisi enää samalla jonkin piirin toimiston johtavana julkisena oikeusavustajana, vaan keskittyisivät lähtökohtaisesti johtamis-, kehittämis- ja hallintotehtäviin apunaan kaksi hallintosihteeriä. Hallintotehtävät siirrettäisiin toimistoista piirien johtajille ja hallintosihteereille.
Julkisen oikeusapujärjestelmän keskeisin tehtävä ja tavoite on taata kansalaisten yhdenvertainen oikeus pätevään oikeusapuun. Oikeusavun antamista varten valtiolla on oikeusaputoimistoja, joissa oikeusapua tarjoavat julkiset oikeusavustajat. Oikeusapuun kuuluu oikeudellinen neuvonta, tarpeelliset toimenpiteet sekä avustaminen tuomioistuimessa ja muussa viranomaisessa sekä vapautus eräistä asian käsittelyyn liittyvistä maksuista. Valtion oikeusaputoimistot myös tekevät päätökset oikeusavun myöntämisestä.
Ajanvaraustyöryhmä on selvittänyt oikeusavun saatavuutta raporttien lisäksi oikeusaputoimistoille tekemällään kyselyllä. Näiden perusteella on arvioitu, että palvelujen saatavuus on kohtuullisella tasolla, mutta että joissakin oikeusaputoimistoissa odotusajat ovat kohtuuttoman pitkät. Palvelun kysyntä jakaantuu epätasaisesti. Työryhmä on myös todennut, että asiakkaille varatuista ajoista jää käyttämättä huolestuttavan suuri määrä, mikä voi osaltaan huonontaa palvelun saatavuutta.
Esitys parantaisi kansalaisille tarjottavien palveluiden laatua. Piirin ollessa vastuussa resurssien jaosta tarpeisiin olisi mahdollista reagoida nopeasti ja joustavasti. Käytännöt palvelujen tarjonnassa yhdenmukaistuisivat, koska työskentelyn järjestämisestä sovittaisiin piiritasolla. Oikeusaputoimistojen väliset erot jonotusajoissa tasaantuisivat.
Työryhmä esitti lisäksi harkittavaksi, että oikeusapupalvelujen tarjoaminen ja edunvalvontapalvelujen järjestäminen eriytettäisiin rinnakkaisiksi toiminnoiksi. Oikeusaputoimiston johtava julkinen oikeusavustaja ja edunvalvontatoimiston johtava yleinen edunvalvoja olisivat oman vastuualueensa toimiston johtavia. Johtavien esimies olisi oikeusapu- ja edunvalvontapiirin johtaja.
Oikeusministeriö asetti 22.3.2013 valtion oikeusaputoimistojen rakennetyöryhmän, jonka tehtävänä oli selvittää mahdollisuuksia muodostaa oikeusaputoimistoista nykyistä laajempia hallinnollisia kokonaisuuksia, arvioida yhden oikeusapuviraston perustamisen vaikutuksia sekä tehdä ehdotus oikeusaputoimistojen organisaatiorakenteeksi.
Virastojen tehtävänä on hallinnollisia tehtäviä, joiden keskittämisellä on saatavissa tuottavuushyötyä. Keskittäminen edellyttää kuitenkin suurempaa toimistokokoa. Esimerkkinä keskittämisestä oikeusministeriön hallinnonalalla otetaan 1.10.2016 käyttöön valtion yhteiset talous- ja henkilöstöprosessit ja niitä tukeva tietojärjestelmä Kieku. Kieku-hankkeessa lähtökohtana on ollut, että talous- ja henkilöstöhallinto keskitetään noin 200 henkilön kirjanpitoyksikköihin. Tästä näkökulmasta oikeusaputoimistojen tulisi olla henkilömäärältään huomattavasti nykyistä suurempia.
Oikeusministeriön asettaman valtion oikeusaputoimistojen rakennetyöryhmän mietinnöstä Valtion oikeusaputoimistojen rakenneuudistus (25/2014) järjestettiin laaja lausuntokierros. Lausuntoa pyydettiin yhteensä 85 eri taholta. Lausunnot pyydettiin oikeusaputoimistoilta, laillisuusvalvojilta, korkeimmilta oikeuksilta, hovi- ja hallinto-oikeuksilta, käräjäoikeuksilta, Suomen Asianajajaliitolta, Suomen Lakimiesliitolta, Auktorisoidut lakimiehet ry:ltä, valtakunnansyyttäjänvirastolta, valtakunnanvoudinvirastolta, Poliisihallitukselta, maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksiköltä, Julkiset oikeusavustajat ry:ltä, Oikeushallinnon Henkilökunta OHK ry:ltä, Suomen tuomariliitto ry:ltä, JUKO ry:ltä, Palkansaajajärjestö Pardia ry:ltä ja Julkisten ja hyvinvointialojen liitto ry:ltä. Lausuntoja saapui 56 kappaletta.
Oikeusaputoimistojen hallinnollisten yhdistämisten myötä esteellisyystilanteet ovat lisääntyneet. Yhdistämisten kohteena olleissa toimistoissa tilanne ei ole vielä kaikilta osiltaan tasaantunut. Yhdistämisistä huolimatta osa toimistoista on vieläkin liian pieniä, jotta työt voitaisiin järjestää mahdollisimman joustavasti. Toimistojen koot vaihtelevat 4 ja 79 viran välillä. Yhdistämällä toimistoja ei enää kuitenkaan välttämättä saada etuja. Tähänastiset laajentumiset ovat tuottaneet jossain määrin lisäarvoa toimistoille, sillä toimiston henkilökunnan lisääntyminen ja siten juridisen osaamisen laajeneminen on tuottanut synergiaetuja.
Oikeusaputoimistojen virkarakennetta ja virkojen kelpoisuusvaatimuksia ei ole tarkistettu edunvalvonnan siirryttyä oikeusministeriön hallinnonalalle. Oikeusaputoimiston johtavana voi nykyisen lainsäädännön puitteissa toimia ainoastaan johtava julkinen oikeusavustaja, ei johtava yleinen edunvalvoja. Mikäli toimistolla on johtava yleinen edunvalvoja, on hän toimessaan johtavan julkisen oikeusavustajan alainen. Vallitsevaa tilannetta on kritisoitu erityisesti edunvalvontahenkilöstön taholta. Muutoinkin edunvalvojan työ jää johtaville julkisille oikeusavustajille vieraaksi, koska he eivät tee käytännön edunvalvontatyötä.
Valtion 27 oikeusaputoimistolla on toimipaikkoja yhteensä 165. Toimipaikkaverkostoa voidaan pitää toimivana. Työn luonteen vuoksi verkoston pitää olla tiheä ja toimipaikkojen lähellä asiakasta.
Oman haasteensa nykyrakenteelle on asettanut edunvalvontatehtävän siirto oikeusaputoimistoille. Kahden eri alan yhteistoiminta ei aina ole toteutunut odotetulla tavalla. Tosin on huomattava, että yhteistyön sujuvuus jatkossa edellyttää työtä kaikissa mahdollisissa organisaatiovaihtoehdoissa.
Päätöksen oikeusavun myöntämisestä tekee pääasiaa käsittelevä tuomioistuin. Jos asia ei ole tuomioistuimen käsiteltävänä, päätöksen oikeusavusta tekee oikeusapuviranomainen. Rikos- tai riita-asiansa hävinnyt osapuoli voi joutua korvaamaan takaisin valtiolle osan asian käsittelystä aiheutuneista oikeusapukustannuksista. Päätöksen korvausvelvollisuudesta tekee asiaa käsitellyt tuomioistuin. Oikeusapupäätösten lisäksi oikeusapuviranomaisen tehtäviin kuuluu tällöin kustannusten periminen asiakkaalta tuomioistuimen päätöksen mukaisesti.
Tanskassa edunvalvonnasta säädetään holhouksesta annetussa laissa (Værgemålsloven, no 1015, 20/08/2007). Edunvalvontaan voidaan määrätä aikuinen henkilö, joka ei pysty huolehtimaan asioistaan mielenterveydellisten ongelmien (ml dementia), kehitysvamman tai muun vastaavan terveydellisen syyn johdosta. Edunvalvontaa koskeva päätös ei tee henkilöstä kuitenkaan oikeustoimikelvotonta. Oikeustoimikelpoisuuden rajoittaminen edellyttää erillistä päätöstä.
Työryhmä katsoi, että keskusviraston tai yhden viraston perustaminen mahdollistaisi oikeusapu- ja edunvalvontatoimen nykyistä tehokkaamman kehittämisen ja operatiivisten tehtävien siirron pois ministeriöstä sekä nostaisi toimialojen profiilia, mutta että muutos edellyttäisi huomattavaa lisärahoitusta.
Perustellun pyynnön edunvalvontaan pääsemisestä tai sen lakkauttamisesta voi tehdä henkilö itse, hänen puolisonsa, lapsensa, vanhempansa, sisarensa, muut lähisukulaiset, kunnanviranomaiset (Kommunalbestyrelsen ja Regionsrådet) ja valtion viranomainen (Statsforvaltningen) tai poliisi. Ratkaisun edunvalvojan määräämisestä tekee lähtökohtaisesti valtion viranomainen (Statsforvaltningen), mutta mikäli asia on riitainen, tekee ratkaisun käräjäoikeus. Ratkaisun tekevä viranomainen hankkii ratkaisua varten tarpeellisen lääketieteellisen selvityksen. Edunvalvontaan määrättävälle tulee antaa mahdollisuus tulla kuulluksi. Edunvalvontaa koskeva päätös voidaan tehdä myös määräajaksi.
Norjassa edunvalvonnasta säädetään holhouksesta annetussa laissa (Lov om vergemål, LOV-2010-03-26-9) ja asetuksessa (Forskrift til vergemålsloven, FOR-2013-02-15-201). Niissä määritellään edunvalvonnan määräämisen edellytykset henkilöille, jotka eivät eri syistä ja eriasteisesti pysty huolehtimaan omista henkilökohtaisista tai taloudellisista intresseistään. Valittujen keinojen tulisi rajoittaa valvottavan oikeuksia mahdollisimman vähän suhteessa tavoitteeseen.
Uskottu mies ja edunvalvoja voidaan määrätä henkilölle, joka sairauden, mielenterveydellisten ongelmien tai muun vastaavan terveydellisen syyn johdosta ei pysty huolehtimaan itsestään tai omaisuudestaan. Uskotun miehen ja edunvalvojan merkittävin ero on se, että edunvalvoja ei tarvitse päätöksentekonsa tueksi valvottavan hyväksyntää. Vastaavasti edunvalvoja voidaan määrätä päämiehen vastustuksesta huolimatta. Uskottua miestä ja edunvalvojaa voi hakea valvottava itse, hänen perheenjäsenensä tai edunvalvontalautakunta. Päätöksen uskotun miehen tai edunvalvojan määräyksestä tekee käräjäoikeus. Valitun henkilön tulee olla rehti, kokenut ja tehtävään sopiva. Uskotuksi mieheksi tai edunvalvojaksi määrätyn henkilön velvollisuudet määritellään annetussa päätöksessä. Valvottavaksi määrätty henkilö menettää oikeuden tehdä päätöksiä päätöksessä määritetyllä tavalla, mutta säilyttää oikeustoimikelpoisuutensa kaikissa muissa asioissa.
Ahvenanmaan oikeusaputoimiston osalta ehdotetaan lisäksi, että toimisto vastaisi sekä oikeusapupalvelujen että edunvalvontapalvelujen tuottamisesta ja että toimistossa olisi johtava julkinen oikeusavustaja. Toimiston nimenä olisi Ahvenanmaan oikeusapu- ja edunvalvontatoimisto.
Oikeusministeriön hallinnonalan taloudellinen tilanne tiukkenee nykyisen kehyskauden loppupuolella merkittävästi kaikkien sektoreiden kohdalla. Oikeusministeriön hallinnonalalla on käynnissä oikeudenhoidon uudistamisohjelma, jonka toimenpitein pyritään osaltaan sopeutumaan vaikeaan taloustilanteeseen. Tämä uudistus on osa oikeudenhoidon uudistamisohjelmaa.
Oikeusaputoimistoissa vuonna 2010 käyttöönotettu sähköinen asiointi oikeusapuhakemusten tekemisessä on mahdollistanut yksityisille oikeusavustajille tehtävien oikeusapupäätösten keskittämisen tietyille oikeusaputoimistoille. Keskittämisen tavoitteena on ollut työmäärien tasaaminen toimistojen kesken. Samalla ajatuksena on ollut, että keskitettäessä päätösten tekoa tietyille toimistoille voidaan paremmin varmistua lainsoveltamisen yhdenmukaisuudesta päätösten teossa. Keskitetysti oikeusapupäätöksiä tekevistä oikeusaputoimistoista sovitaan vuosittain tulosneuvottelujen yhteydessä. Nämä toimistot vastaanottavat hakemuksia toimiston kuormitusluvun mukaan. Vuonna 2015 oikeusapupäätöksiä teki keskitetysti 17 oikeusaputoimistoa.