Väestötietojärjestelmä on suomalaisen yhteiskunnan keskeinen perusrekisteri, jota pidetään yhteiskunnan toimintojen ja tietohuollon sekä sen jäsenille kuuluvien oikeuksien ja velvollisuuksien mahdollistamiseksi, toteuttamiseksi ja turvaamiseksi. Väestötietolaki tuli voimaan 1 päivänä maaliskuuta 2010. Laissa säädetään muun muassa Väestörekisterikeskuksen ja maistraattien tehtävistä väestötietojärjestelmän rekisterinpitäjinä, väestötietojärjestelmän tietosisällöstä ja tietojen ylläpidosta, tiedon ylläpitoa koskevasta toimivallasta sekä tietojen luovuttamisesta. Lisäksi laissa säädetään Väestörekisterikeskuksen varmennetusta sähköisestä asioinnista, tarkemmin Väestörekisterikeskuksen tuottamista varmenteista ja varmennettuun sähköiseen asiointiin liittyvistä palveluista, kansalaisvarmenteen ja muun varmenteen myöntämisestä sekä sähköisestä asiointitunnuksesta. Laki on voimaan tullessaan korvannut edeltävän väestötietojärjestelmää ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluita koskevan erityislain. Tarkempia säännöksiä väestötietojärjestelmän tietosisällöstä sekä tietojen ilmoittamisesta ja käsittelystä sisältyy väestötietojärjestelmästä annettuun valtioneuvoston asetukseen (128/2010, jäljempänä väestötietoasetus).
Väestörekisterikeskus, maistraatit ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö ovat olleet laajasti edustettuina kaikissa alatyöryhmissä. Lisäksi henkilöstö on ollut edustettuna kaikissa työryhmissä, lukuun ottamatta johdon foorumia. Alatyöryhmät ovat asettaneet pienryhmiä ratkomaan erilliskysymyksiä ja kutsuneet kokouksiinsa asiantuntijoita kuultaviksi. Valmistelun yhteydessä on järjestetty useita henkilöstötilaisuuksia.
Väestötietojärjestelmän, holhousasioiden rekisterin, vihkimisoikeusrekisterin, avioehtoasioiden rekisterin, avoliittoasioiden rekisterin ja lahjoitusasioiden rekisterin rekisterinpitovastuun siirtyminen kahdelle rekisterinpitäjälle, Digi- ja väestötietovirastolle sekä Ahvenanmaan valtionvirastolle, useiden rekisterinpitäjien sijaan vaikuttaa vahvistavasti rekistereiden tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen. Lisäksi muutos selkeyttää tilannetta rekisteröidyn näkökulmasta. Näin on erityisesti Manner-Suomessa, jossa rekisterinpito näyttäytyy rekisteröidylle käytännössä yhden rekisterinpitäjän järjestelynä. Rekisteröidyn oikeudet voidaan toteuttaa paremmin ja tehokkaammin verrattuna siihen, että rekisterinpitovastuu on jakautunut usean viranomaisen välillä. Yksittäisen henkilön näkökulmasta asetelma on selkeämpi ja menettelyt suoraviivaisempia. Muutoksen oletetaan edesauttavan myös tietosuoja-asetuksen toteuttamista yleisesti, sillä uuden viraston toimintatapojen muutoksessa voidaan tehokkaasti huomioida muuttuneet tietosuojavaatimukset.
Lausuntokierroksen jälkeen jatkovalmistelussa on päädytty erottamaan varsinaista organisaatiouudistusta koskeva esitys muita säädösmuutoksia koskevista esityksistä. Alla on käsitelty lausuntoja siltä osin, kuin ne koskivat tähän esitykseen sisältyviä lakiehdotuksia.
Maistraattien tietojen käsittelystä säädetään holhoustoimilaissa, vihkimisoikeudesta annetussa laissa ja maistraattien eräistä henkilörekistereistä annetussa laissa. Holhoustoimilaissa säädetään holhousasioiden rekisteristä. Se on valtakunnallinen rekisteri, jota holhousviranomaiset ja aluehallintovirasto pitävät edunvalvojan ja edunvalvontavaltuutuksesta annetussa laissa tarkoitetun valtuutetun toiminnan valvomiseksi ja kolmansien oikeuden turvaamiseksi. Laissa säädetään rekisterin tietosisällöstä, tietojen säilyttämisestä, päivittämisestä, korjaamisesta ja luovuttamisesta sekä toimijoiden vastuunjaosta.
Vastaava rekisterinpidon monimuotoisuus koskee myös muita Väestörekisterikeskuksen ja maistraattien toimialan rekistereitä. Holhousasioiden rekisteriä pitävät holhoustoimilain 64 §:n nojalla holhousviranomaiset ja Itä-Suomen aluehallintovirasto. Holhousviranomaisia ovat lain 84 §:n mukaan maistraatit ja Ahvenanmaan maakunnassa lääninhallitus, sittemmin Ahvenanmaan valtionvirasto. Holhoustoimilain 64 §:n mukaan holhousviranomainen vastaa rekisterin tietojen päivittämisestä ja tiedon korjaamisesta valvottavanaan olevien edunvalvojien osalta. Holhousviranomainen päättää myös tietojen luovuttamisesta rekisteristä. Aluehallintovirasto vastaa holhousasioiden rekisterin yleisestä toimivuudesta ja rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä.
Lausunnoilla olleessa esitysluonnoksessa väestötietojärjestelmän rekisterinpitovastuu oli keskitetty Digi- ja väestötietovirastolle. Lausunnoissa ei kritisoitu tätä lähtökohtaa, mutta jatkovalmistelun aikana todettiin tarve säilyttää Ahvenanmaan valtionvirasto toisena yhteisrekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjän vastuuta tietosuoja-asetuksen mukaisesti ei voida siirtää. Toisaalta Ahvenanmaan valtionviraston on voitava tehdä itsenäisenä hallintoviranomaisena tietojen luovuttamista ja ylläpitoa koskevia päätöksiä ja vastata käsittelemistään tiedoista. Esitystä on jatkovalmistelun aikaan muutettu niin, että virastot toimivat yhteisrekisterinpitäjinä ja niiden välistä vastuunjakoa säännellään erityisesti väestötietolain 4 §:ssä.